登記簿謄本 原本と写し
公的文書の意味と使い方
原本・写し・謄本・抄本・正本・副本と様々な文書がありますが、
それぞれの意味や使い方等を下記に分かりやすく記載していきます。
原本とは
原本とは
全ての文書において、名義人が作成したオリジナルの文書の事を言います。
一定の内容を表示する為に確定的なものとして作成された、「公正証書原本」（謄本・抄本の基となるもの）です。
言い換えれば、この世に一つしかないものと言っても過言ではありません。
但し、取引に関する契約書等で、当事者間で同一内容のものを２通作成した場合には、原本が２通存在する為、必ずしも１通のみとは限りません。
つまり、印鑑を押したものであれば、朱肉の赤い色がついた文書が原本という事になります。
写しとは
写しとは
一般的には、複製したもの（コピー）の事を言います。
原本に基づいて作成され、原本の記載内容を有する文書ですが、単に「写し（個人が適宜コピーしたもの）」という場合には、「認証のない謄本」と同じ意味になります。
通常の契約書では、原本とその写しの２種類があります。写しといっても、昔と違い最近のコピー機は複写機能が優れており、
また精度が非常に高く原本とそっくりに複写出来てしまう為、写しが存在すれば、原本の存在が相当な蓋然性をもって示すことが出来ます。
（※住民票の場合には、認証のついている文書（謄本）を「住民票の写し」と呼ぶ事もありますので、注意が必要です。）
謄本とは
謄本とは
謄本とは、公証権限のある方（登記官や公務員等）が原本の内容と“完全に同一”という事を認証した書面で、原本の内容を全て写して作ったものを言い、「認証ある謄本」という事になります。
例えば、不動産登記簿謄本（登記事項証明書）、戸籍謄本などがあります。これらの原本は法務局、市役所にあるため、内容全部の写し（謄本）が交付されることになります。
原本を外部に持ち出すことはできないので、法務局で写しを作成し、「原本と同じ内容です」と証明してもらっているという事です。
謄本と妙本の違い
抄本は謄本の一種になります。原本の内容の“一部のみ”を写して作ったものを抄本と言います。
公証権限のある方が、この写しは原本の一部の内容と同一と認めた文書を指します。
つまり、謄本と抄本は、全て丸ごと書き写したのか、一部だけ書き写したのかという違いになります。
また、謄本の「謄」という漢字には「原本をそのまま書き写す」という意味があり、抄本の「抄」には「長い文章の一部だけを抜き取る」という意味があります。
漢字の意味を覚えておく事で、謄本と抄本がどちらだったかを迷うことはありません。
正本とは
正本とは
正本は謄本の一種で、公証権限のある方によって作成され、原本と同一の効力を持ちます。
原本と同じ効力を持ち、尚且つ謄本でもある為、何通でも作成する事が可能です。
あえて皆様が周知しているもので例えると、裁判での判決があります。
判決正本がこれにあたり、原本が紛失すると大変なので、原本と同じ効力をもつ正本を作成し、強制執行などに利用します。
正本と副本の違い
副本とは
副本も原本の写しの為、内容的な違いはありませんが、正式には“正本の写し”となります。内容元が原本ではなく正本の為、正本のように謄本の一種という位置づけとは異なります。
正本は原本を元に作成しているのに対し、副本は正本を元に作成される為、失った場合でも、副本なら大丈夫です。
正本と副本は同じ内容のものを複数作成する場合に用いられる事がほとんどの為、対になっているパターンが多いです。
正本を提出した場合は、副本は予備や控えになります。
まとめ
簡単にまとめると、以下の様になります。
原本・・・唯一無二のオリジナル文書の事
写し・・・原本を複製（コピー）したもの
謄本・・・原本の内容の全てを写したもので、公証権限のある方が認めた文書の事
抄本・・・原本の内容の一部を写したもので、公証権限のある方が認めた文書の事
正本・・・謄本の一種で、原本と同じ効力を持ち、謄本の様に何通も作成出来る文書の事
副本・・・正本の写しの事で、予備や控えとして用いられるもの
利用シーン
公的な取引やビジネス等の契約で使われる公的文書を出来る限り、分かりやすくまとめてみました。
それぞれの使われるシーンの中で、コピーで良いのか原本なのか？分からない時があります。
代表的ですが使い方を下記に記載してみます。
原本・・・契約を行う時や（複数枚ある可能性あり）融資を申し込む時等
写し・・・不動産鑑定や自分の資産を証明する時や融資を申し込む時等
（近年では少数ではありますが、融資の申し込みや審査においても
写しでも可能な銀行さんもあります。）
この様な意味を理解しておく事で、物事がスムーズに進む場合もあるかと思います。皆様のお役に立てる事が出来れば幸いです。
登記簿謄本は、ご存じの通り、住宅ローンの減税の申請や不動産を売買する際に必要な書類です。
つまり、不動産の公的な身分証としての性質があります。
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